Compliance in GmbHs - Vorteile und Anforderungen

Dieser Artikel soll ein grundlegendes Verständnis für die Thematik der Compliance vermitteln und aufzeigen, welche Risiken mittels eines Compliance Managements reduziert und welche wirtschaftlichen Vorteile erzielt werden können. Beide Aspekte sollten im Hinblick auf eine wohl bevorstehende Rezession nicht unterschätzt werden.

Compliance Management dient dazu, ein regelkonformes Handeln von Unternehmen zu gewährleisten. Sichergestellt werden soll die Befolgung von gesetzlichen und internen Regelungen von Unternehmen. Entsprechend handelt es sich um eine fortwährende Aufgabe. Diese Normen zu beachten mag auf den ersten Blick als selbstverständlich erscheinen.

So sind etwa Geschäftsführer einer GmbH gemäß § 43 Abs. 1 GmbHG verpflichtet, bei der Ausübung ihrer Tätigkeit die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns an den Tag zu legen. Hieraus folgt die Pflicht, dafür Sorge zu tragen, dass alle maßgeblichen Regelungen eingehalten werden, die der Gesellschaft und auch den Geschäftsführern persönlich obliegen.

Die Realität zeigt allerdings, dass es trotzdem – auf unterschiedlichen Unternehmensebenen – immer wieder zu regelwidrigem Verhalten kommt. Der sogenannte Dieselskandal ist ein gemeinhin bekanntes Beispiel hierfür. Vermutlich haben zumindest Teile des mittleren Managements die für den Volkswagen Konzern schicksalhaften Entscheidungen getroffen.

Dies geschah mutmaßlich, da die Verantwortlichen befürchteten, ihre Stellen zu verlieren, wenn sie daran scheitern würden, bestimmte Zielvorgaben – die aus technischen Gründen in einem Widerspruch zueinanderstanden – nicht erfüllen zu können. Wenngleich einzelne Punkte zu diesem Vorgang noch strittig sind, kamen diverse Gerichte zu dem Schluss, dass ein Organisationsverschulden bestand. Ein effektiveres Compliance Konzept hätte das regelwidrige Handeln verhindern oder zumindest eine Exkulpation ermöglichen können.

Ungeachtet dieses Beispiels sind die Gründe für mögliche Regelverstöße von Teilen der Belegschaft sowie der Unternehmensführung Legion. Dasselbe trifft für die Bereiche zu, in denen es sich manifestieren kann. Die Anzahl von diesen nimmt parallel mit der Anzahl der zu erfüllenden Rechtspflichten zu. Hieraus folgt, dass die bloße Absicht rechtskonform zu handeln verbunden mit einfachen Kontrollmaßnahmen unzureichend ist.

Demgegenüber beruht ein effektives Compliance System auf einem ganzen Bündel an Maßnahmen.  In diesem Kontext ist zu berücksichtigen, dass es kein allgemein verbindliches Compliance Konzept geben kann. Vielmehr bedarf es immer einer auf den Einzelfall zugeschnittenen Herangehensweise.

Die Rechtsanwaltskanzlei Holstein ermittelt deshalb auf Basis ihrer juristischen Expertise in den Bereichen Handels- und Wirtschaftsrecht zunächst – die aus den jeweiligen Geschäftsfeldern und organisationsrechtlichen Gegebenheiten folgenden – spezifischen Risiken. Hierauf aufbauend werden Strategien entwickelt, damit die Eintrittswahrscheinlichkeit von Regelverstößen und damit auch von mit ihnen korrespondierenden Schäden erheblich gesenkt wird.

Daneben wird festgelegt, wie bekannt gewordene Regelverletzungen unternehmensintern zu sanktionieren sind. Hierauf ist Wert zu legen, da das Compliance System andernfalls bloß formell besteht, sich faktisch aber als zahnloser Tiger erweist.

In diesem Sinne urteilen auch die Gerichte, nach deren Auffassung die mit der Überwachung von Compliance Vorgaben beauftragten Personen hinreichende Befugnisse haben sollten, um Konsequenzen aus Verstößen ziehen zu können. Sowohl die Einrichtung von mangelhaften Compliance Systemen als auch deren unzureichende Überwachung stellen eine Pflichtverletzung dar (LG München I, Urt. v. 10.12.2013 5HK O 1387/10). 

Um die vorgenannten Voraussetzungen zu erfüllen, muss selbstverständlich das hierfür erforderliche Wissen vorhanden sein. Deshalb vermitteln wir der Geschäftsführung und den relevanten Teilen der Belegschaft alle nötigen Informationen, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.

Da wir darüber hinaus einen interdisziplinären Ansatz als vorzugswürdig erachten, wirken wir zudem darauf hin, dass Compliance nicht nur durch formelle, sondern auch durch informelle Steuerungsmechanismen gewährleistet wird. So wird insbesondere Wert darauf gelegt, dass regelkonformes Handeln Teil der Unternehmenskultur wird.

Es ist bereits zum Ausdruck gekommen, dass  eine präventive und schadensbegrenzende Funktion von Compliance Management besteht. Vermieden werden können unter anderem:

• Gewerberechtliche Auflagen und Verbote
• an die Gesellschafter § 130 OWiG und Gesellschaft § 30 OWiG gerichtete Bußgeldbescheide (bis 1 Mio. EUR)
• zivilrechtliche Schadensersatzforderungen
• Haftung der Geschäftsführung § 43 Abs. 2 GmbHG

Geschäftsführer sollten übrigens nicht darauf vertrauen, dass sie sich aufgrund von Beschlüssen der Gesellschafter etc. exkulpieren können. Soweit sie ihre Pflicht zur regelkonformen Unternehmensführung aus § 43 Abs. 1 GmbHG schuldhaft verletzen, wobei bereits Fahrlässigkeit ausreichend ist, haften sie gemäß Abs. 2 gegenüber der Gesellschaft. Dem wird in Anbetracht der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs regelmäßig keine Entlastung durch die Gesellschafter entgegenstehen können.

Die Gesellschafterversammlung als übergeordnetes Gesellschaftsorgan kann Geschäftsführer nur von der Verantwortlichkeit für eine Geschäftsführungsmaßnahme befreien, wenn sich der Beschluss im Rahmen von Gesetz, Satzung und den guten Sitten bewegt (BGH NJW 1983, 1856). Aus den genannten Gründen ist es für Geschäftsführer ratsam, auf eine Implementierung von einem Compliance Management hinzuwirken.

Dies birgt auch einen nicht zu unterschätzenden wirtschaftlicher Nutzen. Konkret ist etwa an Ausschreibungen zu denken, bei denen vermehrt ein hinreichendes Compliance Management vorausgesetzt wird. Darüber hinaus erlangen Unternehmen, welche auf diesen Aspekt Wert legen und dies auch kommunizieren, im Geschäftsverkehr ein höheres Maß an Vertrauen.

Aufgrund der schadensvermeidenden und schadensreduzierenden Funktion stellt ein Compliance System zudem ein gewichtiges Argument dar, wenn beispielsweise in Verhandlungen mit Banken und Versicherungen bessere Konditionen erzielt werden sollen.  

Für die Organe einer GmbH stellt sich zunächst die Frage, ob überhaupt ein Compliance Management erforderlich ist. Die sogenannte Kontrollspanne pro Vorgesetztem beträgt nach wirtschaftswissenschaftlichen Erkenntnissen etwa fünf bis zehn Personen. Darüber hinaus ist keine effiziente Kontrolle mehr gewährleistet. Insoweit ist Gesellschaften mit mehr als zehn Angestellten zu der Implementierung eines Compliance Managements zu raten.

Neben der Größe des Unternehmens sind weitere Faktoren beachtlich, aus denen spezifische Risiken folgen. Zunächst sind immer die bereichsspezifischen Regelungen für die jeweilige Branche beachtlich. Daneben können weitere Umstände, wie das Vorhandensein von internationalen Geschäftsbeziehungen relevant sein. Beispielsweise beachtliche Rechtsgebiete können sein:

• Bestimmungen zur Geldwäsche
• Gewerberecht
• Umweltrecht
• Zollvorschriften
• Datenschutzvorschriften

Daneben gibt es natürlich Bestimmungen – etwa zum Datenschutz, Gesellschaftsrecht und Arbeitsrecht – die unabhängig von der Branche sämtliche Unternehmen treffen.

• Beratung hinsichtlich der Notwendigkeit eines Compliance-Systems,

• Erstellung und Implementierung von Compliance-Systemen,

• Überprüfung und Optimierung von bestehenden Compliance Systemen (unter anderem wegen Änderungen von Rechtsprechung und Gesetzen sollte in gewissen Abständen Überprüfungen erfolgen),

• Ausbildung und Unterstützung von Compliance Beauftragten,

• Tätigkeit als externer Compliance Beauftragter